【記事】コピー機不具合発生！効果的な対処法をご紹介

企業における事業活動に欠かせないインフラとして、コピー機があります。いくら電子化が進んでも、書類の写しが要求される場面は多々あります。都度手書きで書き写すわけにもいかず、複数人に印刷物を配布するためには、どうしても必要です。

また最近は、コピー機能を兼ね備えた複合機が主流です。印刷された書面を電子化したり、データを製本した形で出力したりと、様々な機能を保有しており、大変便利ではありますが、機構としては複雑化しています。

ビジネスを推進する上で欠かせないコピー機、複合機ですので、稼働しなくなってしまうと、大きな問題を引き起こします。本記事では、不具合が生じた際、どのような手順、手法で解消していくのか、ご紹介します。

また、事前にどういった準備をしておけばいいのか、いかに効率よくコピー機を再稼働させるかについても、詳しく解説してまいります。お役たち情報満載ですので、ぜひ最後までご覧ください。

１．コピー機に不具合が発生したときは

それでは早速、コピー機に不具合が発生した際の対処法について、ご紹介してまいります。どのような機器であれ、まずは基本的な事項を抑えつつ、マニュアルに沿って対応していきましょう。

よくあるお話ですが、急いでいる時に限って、コピー機の調子が悪くなり、気持ち的にもイライラして、精神衛生上よろしくない状態になることがあります。感情に任せて機械にあたってしまい、修繕の仕方も乱雑になってしまったりもします。

しかし、いくら機械側に文句を言っても、状況が改善されることはありません。不具合が生じたときこそ、冷静に原因を分析し、然るべき処置を取ることが有効と言えます。急がば回れ、という言葉があるとおり、焦っても何もいいことはありません。

１－１．不具合の発生事由を確認する

不具合が生じるからには、どこかしらに事由が存在しています。順調に稼働していれば、当然異常は見当たらないはずです。最近の複合機は、ディスプレイに障害個所を表示してくれる機能を持つものもあります。まずは原因を明確化しましょう。

例えば電源が入らない、という不具合があったとします。この場合、通常のコピーを開始するスタートボタンを押しているだけで、実は主電源が入っていないことがあります。普段触っていない人ほど気が付かないのですが、スイッチ類のチェックは重要です。

また、コピー機全体がまったく動かない場合に想定されることとして、電源コードがコンセントから抜けてしまっていることがあります。非常に初歩的なことですが、意外に多い事例です。コードが繋がっていることを大前提としているため、思い込みにより盲点となってしまうところです。

その他、高頻度に発生するのは紙詰まりでしょう。用紙がきちんとセットされていなかったり、折り目がついてしまったりすると、結果としてうまく排出されず、詰まりが生じます。わかりやすい不具合ですが、解消には想定外に時間を要することがあります。

１－２．自分自身で解消可能か検証する

コピー機トラブルの原因が明確になった後は、自分で解消できるか、元の状態に戻せるかを検証します。さすがに電源コードを再度挿し込む、主電源を入れる、というような軽微なことであれば、即対応可能でしょう。

紙詰まりも、比較的解決が容易な不具合です。紙がうまく排されない箇所を特定し、目視で確認しながら、詰まっている残紙を取り除きます。ここで大切なのは、イラつくことなく手順をしっかり守り、丁寧に対応していくことです。

焦燥感から強引にコピー機内部に残っている紙を引っ張ってしまったりすると、ちぎれてさらに細かい紙片が残留することがあります。手で摘まむことも難しいぐらい小さいと、自分ではもうどうにもならないかもしれません。心を落ち着けて、ゆっくり取り組みたいところです。

１－３．不可の場合は信頼のおける会社に依頼する

コピー機に生じた不具合を発見した人が、直すことに自信を持てない場合、他の社員に任せてもよいでしょう。知識や経験がある同僚であれば、上手に修繕できるかもしれません。それでもどうしても直らない場合は、いよいよ外部の会社に依頼することになります。

機械ものであるコピー機は、製品特性上、経年劣化が避けられません。常時駆動しているモーター、ローラーなどの部品は、高頻度で使用していると、どうしても機能が低下します。また複合機であれば、スキャナやプリンタなどのコピー以外の部分が不調となっていることも考えられます。

マニュアルなどの資料を見ても、自分たちでは不具合解消が見込めないと判断した場合は、信頼のおける修理会社に連絡し、修理を依頼しましょう。大方のケースでは、当該機を納入した際に連絡先を伝えてくれていると思われます。どこに連絡したらよいかわからない場合は、まずはメーカー窓口に電話をしてみるのもわかりやすい対応です。

２．コピー機修理会社とは

次に、コピー機の自力復旧が不可能だと判断した場合、実際にどこにどう連絡して対応していくべきか、ご説明してまいります。一番わかりやすい方法としては、大体のケースにおいて貼られているであろう、機械の表面にある連絡先シールです。会社名や連絡先が書いてあることが多いかと思われます。

大きな会社であれば、機器を一括で管理している総務部あたりを介するのが手順かもしれません。いずれにしても、当該コピー機が納入された際、故障が生じた際のコンタクト先として、明示してあるかと思われます。

しかしながら、その情報が今現在でも有効か、不明な場合もあります。電話をかけてても繋がらなかったり、すでに使用されていないかもしれません。このような時は、コピー機のメーカーに連絡して修理先を辿っていくか、自分で信用できそうな修理会社を探していくことになります。

２－１．修理会社の特徴

コピー機の修理会社とは、どのような存在でしょうか。不具合を解消するためには、当然危機を点検、不良個所の特定などが必要ですが、そのためには実機を見分しなければなりません。したがい自社が位置する場所のある程度近くに、修理をしてくれる会社がないと、かなりの時間を要します。

想定する人はいないかと思われますが、北海道の会社が九州のコピー機修理会社を探すことはありません。修理会社の特徴として、まずは地域に根差した対応を行っていることがあげられるでしょう。

また、前述のように、最近はコピーだけでなく、さまざまな機能を併せ持つ複合機がメインです。機械として複雑化しており、修理の難易度も上がっています。修理会社は、専門的にその作業を行っており、資格を持った専門家が在籍していることもあります。

修理に特化している分、やり取りもスムーズであり、効率的な作業が期待できます。自社側の時間的、心理的労力も軽減されますし、結果としてコストも圧縮できるでしょう。メーカー側に返却を要するような大掛かりな修理を、入院を伴う病気と例えるならば、修理会社は頼りになる地域密着型の、街のお医者さんとも表現できそうです。

２－２．修理経験の長さによる品質の差異

とはいえ、一口に修理会社と言っても、規模感から対応機種の範囲まで、多種多様となっています。実際どこを選べばよいか、わからない方も多いのではないでしょうか。あくまで一つの基準ではありますが、コピー機の世界では、経験の長さが品質に比例しやすい傾向にあります。

先程、修理会社を街のお医者さんと表現しましたが、医者も経験がものをいう世界です。患者の様子、言葉遣い、目線、過去診療した症例の種類などから、病気の原因を特定し、適切な処置を行います。複合機の不調を速やかに判断し、適した修理を施すには、いかに台数をこなしてきているかが重要です。

経験豊富な修理会社であれば、顧客との電話のやり取りだけで、不具合個所の推測が可能です。実地に赴く際も、必要と思われる交換部品を持ち込むことにより、一度の訪問で作業が完了するかもしれません。迅速さと時間の軽減による費用抑制が同時に見込めるため、当該修理会社がどれぐらいの経験、実績を積んでいるかは、選ぶのに大切な観点です。

２－３．メーカー修理と異なる事項

機械の調子が本調子でないのであれば、製造した人、即ちメーカーに問い合わせるのが一番早くて確実なのではないか、と思われる方もいらっしゃるかと思います。もちろんその選択肢も多いにありですし、大病院でしか治せない病気があるように、メーカーでしか対応できない不具合もあります。

しかしながら、メーカーは機器を大量生産し、製造工場も日本全国で数えるほどでしょう。修理の拠点を多々かまえることも物理的には可能ですが、使用者の側にサービスセンターを作ることは現実的ではありません。メーカーは製造を中心に、修理会社は顧客との距離が近い場所で修繕にあたる、という役割分担が成立しています。

メーカー修理は、機械的に極度に複雑な不具合、または内部プログラムの不調などが対象ですが、保証期間内の無償での修理は、実際には連携した別の修理会社に委託されることもあります。メーカー対応と言っても、実際に手を動かす人は、地元の修理会社と同じかもしれません。もちろん品質に問題はなく、逆に製造元のお墨付きがあるとも表現できます。

３．保守契約とは

ここまでは、コピー機に不具合が発生した際の応急処置、また修繕を外注する場合の留意点などについてご説明してまいりました。ところで、実際に行われる修理については、何を基準に行われるのでしょうか。ひいては費用はいくらで、どのような料金算出根拠になっているのでしょうか。

法人の場合、ビジネスの世界では何事においても契約です。したがい機器の復調作業についても、何らかの約束事に基づいて実施されるべき事項となっています。口約束や空気を読むといった曖昧なものではなく、書面で必要な項目を明記し、お互いが署名して保守契約を取り交わすことが大前提の世界です。

値段が明示されているものを購入、販売するような売買契約とは異なり、修理のような役務契約は、特に取り決めが重要です。決まりごとがない中で事を進めてしまうと、後でトラブルになる可能性が高まります。時には法外な料金を請求され、想定外の費用が生じてしまいますので、十分な事前の確認、契約の締結が必要となります。

３－１．修理の内容は保守契約で決まる

保守契約ついて、種類としては、スポット、年度契約、フルメンテ契約などがあります。コピー機の使用頻度、金額的な予算、割ける人員数といった要素で変わってきますが、いずれにせよ各々の特色を理解し、自社に合った契約形態を選択しましょう。

スポットは、まさに都度都度の修理対応を意味します。不具合発生時、電話やメールで症状を伝え、その場での見積、修繕実施、料金支払を行います。定額の費用が生じないため、ランニングコストは節減できますが、修理会社側としては、突発的な対応が求められるため、迅速性に欠けるところがあります。

年度契約は、会社の会計年度毎に、一年更新のような形で締結する保守契約です。年間で必要な経費が事前にわかり、予算に組み込みやすく、修理会社側の対応も、事前に準備ができるため、比較的スピード感があります。途中解約がしにくいところが欠点と言えば欠点です。

フルメンテ契約は、長期間に渡り、とにかくコピー機の稼働を止めたくない、修理交換部品の枯渇を避けて安定稼働をさせたい、事業そのものに注力したい、といったニーズに応えます。複数年契約となることも多く、その分固定費負担は増額します。

３－２．保守契約は締結時に詳細を検討する

保守契約は、会社対会社で交わす重要なやり取りです。契約の種類ももちろんのこと、保守の範囲、対応時間、修繕までに要する凡その期間、万が一の時の補償、免責事項など、チェックすべき事項は多々あります。

保守をお任せする締結相手先と、事前に入念な契約交渉、条件確認を行い、お互いにとって納得感のある内容にしていきましょう。自分の会社にとっては、精神衛生上、安心して事業運営ができますし、保守を担当する会社も気持ちよく作業ができます。

想定外にもトラブルが発生した際は、契約に立ち返り、冷静な判断が可能です。約束事を書面に落とすことにより、通常時とは異なる何らかの異常発生時に、適切に対処することができます。微に入り細に入り、契約詳細を検討した上で契約を結ぶようにしましょう。

３－３．契約内容に応じて費用が決まる

先に少し触れましたが、契約の内容によって、お値段が決まってきます。スポット対応は、一回当たりの料金はどうしても高くなってしまいますが、回数が少なければ、トータル的にはお得になります。

長期に渡る契約では、固定額が定常的に発生しますので、総費用負担額は増えてしまいます。しかしながら、保守部品を事前に用意してもらえる、電話一本で駆け付けてくれる、即応性が高い、といった定性面でのメリットがあります。

料金がいくらになるか、その背景を含め、契約書に明記されることになります。費用感については、各条件に照らし合わせ、しっかりと確認しておきましょう。必ずしも安いからといって品質が悪いとも言えず、難しいところですが、他の事例を参考にするのも有効な一手です。

４．株式会社豊和の紹介

株式会社豊和は、コピー機に関する事業を専門としている会社です。新品、中古を問わない製品の取扱、ＩＴ機器の健康診断的サービスであるドクターＨＯＷＡ、保守契約込のコピー機レンタルといったビジネスを展開しています。

特に、シャープ製コピー機の修理については、保守点検、トラブル対応に二十年以上の実績があります。弊社がカバーするエリアである東京２３区と、その周辺地域のお客様から、ご好評をいただいており、メーカー認定の整備士も在籍しています。

お電話一本で出張修理を承っております。コピー機、複合機の不具合でお困りの方、不調でどうしたらよいかわからない方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。誠心誠意対応させていただきます。

５．まとめ

いかがでしたでしょうか。コピー機修理に関し、いろいろな観点から解説、対応方法についてご紹介してまいりました。いずれにしましても、事前の準備が大切であることがおわかりいただけたかと思います。本稿が少しでも皆様もお役に立てば幸いです。